De assistent op WhatsApp en telefoon

De assistent beantwoordt klanten die je salon appen of bellen op de momenten dat jij er niet aan toekomt. Hij zoekt een vrij moment in je agenda, zet de afspraak erin, verzet of annuleert er een, en beantwoordt praktische vragen. Elk gesprek komt in je inbox, zodat je kunt teruglezen wat er gezegd is en het op elk moment kunt overnemen.

Twee dingen staan vast, wat je ook instelt. Tijden en prijzen komen altijd uit je agenda en nooit uit het hoofd van de assistent. En elke klant hoort of leest meteen dat ze met een digitale assistent praat. Meer daarover in wat de assistent wel en niet doet en op onze pagina over eerlijke AI.

Waar je de assistent vindt

Alles wat je instelt staat onder Instellingen > Assistent, verdeeld over drie tabbladen. De gesprekken zelf staan in Inbox, in het hoofdmenu.

Achter de tabbladen WhatsApp en Telefoon staat of ze aan of uit staan. Bij Telefoon kan er ook nog doorschakelen staan: dan heb je de telefoonassistent aangezet, maar is er nog nooit een gesprek binnengekomen.

Voor het eerst instellen

Begin je net, doe het dan in deze volgorde. Elke stap kan later nog anders.

1. Schrijf in het kennisblok je openingstijden, adres en huisregels. Zonder die tekst kan de assistent op een vraag als "kan ik bij jullie parkeren?" alleen zeggen dat hij het niet weet.
2. Kies of de assistent je of u zegt.
3. Bepaal wat hij zelf mag doen. Standaard mag hij zelf boeken, verzetten en annuleren.
4. Koppel WhatsApp.
5. Wil je ook dat hij de telefoon opneemt, zet de telefoonassistent aan en schakel je eigen telefoon door.

Niet elk pakket heeft een assistent. In het pakket Agenda zit hij niet; in Start, Salon en Pro wel. Zie in welk pakket de assistent zit of de prijzen.

Zo merkt je klant het

Benieuwd hoe het aan de andere kant voelt? Lees hoe een WhatsApp-gesprek verloopt en hoe een telefoongesprek klinkt. Een klant die een spraakmemo of foto stuurt, krijgt een eerlijk antwoord; zie spraakberichten en foto's.

De inbox, en wanneer jij nodig bent

In de inbox lees je elk gesprek terug en neem je het over als je zelf wilt antwoorden. Vraagt een klant om een mens, dan krijg je een seintje. Wat er precies gebeurt, staat bij als een klant een medewerker wil spreken.

De belminuten en wat ze op je factuur doen, vind je bij extra belminuten en je bestedingslimiet. Afspraken die de assistent maakt, staan gewoon in je agenda.

Alle 18 artikelen over dit onderwerp

• Wat doet de AI-assistent wel en niet?De assistent boekt, verzet en beantwoordt vragen op WhatsApp en telefoon. Wat hij nooit doet: tijden verzinnen, korting geven of doen alsof hij een mens is.
• Zo verloopt een WhatsApp-gesprek met de assistentVan het eerste appje tot de bevestiging: wat een klant ziet als ze je salon appt, met een voorbeeldgesprek en de momenten waarop een mens het overneemt.
• Zo klinkt een telefoongesprek met de assistentWat een beller hoort als jij niet opneemt: de begroeting, hoe de assistent een afspraak maakt of doorverbindt, en wat er van het gesprek bewaard wordt.
• In welk pakket zit de assistent?Het pakket Agenda heeft geen assistent; Start, Salon en Pro wel. Wat er per pakket verschilt aan belminuten, en wat er gebeurt als je terugstapt naar Agenda.
• WhatsApp koppelen aan de assistentZo zet je de assistent op een WhatsApp-nummer: welk nummer je kiest, het venster van Meta, de verificatiecode, en wat er daarna voor je klanten verandert.
• WhatsApp-koppeling verlopen, vernieuwen of verbrekenZie je "Koppeling verlopen" of een waarschuwing op het tabblad WhatsApp? Zo koppel je opnieuw, stap je over op een ander nummer of verbreek je de koppeling.
• De telefoonassistent aanzettenMet één knop krijgt je assistent een eigen telefoonnummer. Wat je in de proefperiode al kunt, wat de meldingen betekenen en hoe je de telefoonassistent uitzet.
• Je telefoon doorschakelen naar de assistentMet twee codes op je mobiel of in het portaal van je provider: zo komt een gemist gesprek bij de assistent terecht, en zo test je of het doorschakelen werkt.
• Doorverbinden naar jou of een collega instellenVraagt een beller om een mens, dan verbindt de assistent door naar het nummer dat jij invult. Welk nummer je kiest, en wat er gebeurt als je het veld leeg laat.
• De stem van de telefoonassistent kiezenRoos of Vincent: kies of je assistent aan de telefoon met een vrouwen- of mannenstem praat, en luister eerst even naar allebei voordat je kiest.
• Een bestedingslimiet instellen voor belminutenBepaal hoeveel de telefoonassistent per maand bovenop je abonnement mag kosten. Wat de standaard is, wat nul betekent en wat er gebeurt bij de grens.
• Het kennisblok: wat de assistent over je salon weetIn het kennisblok schrijf je openingstijden, adres, parkeren en huisregels. De assistent antwoordt eruit, en wat er niet in staat, verzint hij niet.
• Spreekt de assistent klanten aan met je of u?Kies of de assistent je klanten tutoyeert of met u aanspreekt. De keuze geldt op WhatsApp en aan de telefoon, vanaf het volgende bericht of gesprek.
• Kiezen wat de assistent zelf mag doenPer actie kies je Zelf doen, Voorstellen of Niet doen. Zo bepaal je of de assistent zelf boekt, verzet en annuleert, of dat jij het eerst goedkeurt.
• De inbox: gesprekken van de assistent teruglezenIn de inbox staat elk WhatsApp-gesprek en elk telefoontje van de assistent, met samenvatting, uitkomst en tijd. Zo lees je de lijst en de gesprekken.
• Een gesprek overnemen en zelf antwoordenTyp in de inbox een antwoord en de assistent zwijgt in dat gesprek. Zo neem je een WhatsApp-gesprek over, en zo geef je het weer terug aan de assistent.
• Wat gebeurt er als een klant een medewerker wil spreken?De assistent houdt niemand aan het lijntje. Zo draagt hij een gesprek over, zo krijg jij een seintje per mail of WhatsApp, en dit is wat de klant hoort.
• Wat doet de assistent met een spraakbericht of foto?De assistent kan spraakberichten nog niet beluisteren en foto's niet bekijken. Dit krijgt de klant dan terug, en zo zie jij het in je inbox.